公共機関の調達仕様書作成：発注者目線での7つのエッセンス

公共機関における調達の重要性は日増しに高まっています。特にIT関連の調達は、デジタル変革の時代において中心的な役割を果たしています。調達仕様書はその中心的な役割を担っていますが、その作成は容易ではありません。今回は、発注者目線での調達仕様書の作成ポイントを7つに絞って紹介しますので、ご参考ください。

1. 明確な意図・目的の伝達：提案の品質を引き上げる

調達仕様書の出発点は「何を達成したいのか」です。この意図や目的が不明瞭だと、事業者は適切な提案が難しくなる。具体的なビジョンや目標を示すことで、事業者もその方向に沿った提案を行いやすくなります。

2. 入札の制約と関連性：事業者の戦略やリソース配分を考慮

全体の調達スコープや制約を明確にすることで、事業者は適切な戦略やリソース配置を計画することができます。予期せぬトラブルを回避し、効果的な提案を促すためのキーとなります。

3. 作業内容と納品物の整合性：進行の明確化と効率化

調達の各ステップとその成果物の関連性を明示することで、事業者に期待するアウトプットが明確になります。これにより、業務の進行がスムーズになり、期待される成果物を的確に提供する可能性が高まります。

4. 事業者の役割・責務の明示：認識齟齬の回避

事業者が果たすべき役割や具体的な作業内容を明確に示すことで、事業の進行における認識の齟齬やミスを減少させることができます。

5. 両者の体制と役割分担の確認：円滑な協力体制の構築

受注者の体制だけでなく、発注者側の体制や役割、そして関連する事業者との連携体制も明確にすることで、プロジェクト全体の円滑な進行をサポートします。

6. 知的財産の取り扱いの確認：権益の確保とトラブル回避

特にIT関連の調達では、ソフトウェアやデータなどの知的財産権の取り扱いが問題となることが多くあります。権利の帰属、再利用、著作権など、細かな取決めを明確にすることで、後のトラブルを避けることができます。

7. 再委託のルールと条件の設定：品質保持とリスク管理

再委託に関してのルールや条件を明確に設定することで、品質の維持や情報の管理、リスクの最小化を図ることができます。

まとめ

公共機関の調達仕様書の作成は、その事業の成功を大きく左右します。上記の7つのポイントを踏まえた調達仕様書の作成を心がけることで、より効果的な調達が期待できます。私たちは発注者目線で調達仕様書の作成からサポートを行っています。何かご不明点や相談事がございましたら、お気軽にご連絡ください。